Privacy statement vastgoed

De rol van Syntrus Achmea Real Estate & Finance

Syntrus Achmea Real Estate & Finance (hierna ook: Syntrus Achmea) treedt op als vermogensbeheerder voor diverse opdrachtgevers. Syntrus Achmea koopt, exploiteert en verkoopt vastgoed voor deze opdrachtgevers. Zij zijn de eigenaren van de panden en daarmee verwerkingsverantwoordelijke. Bij de exploitatie van vastgoed voor de opdrachtgever is Syntrus Achmea Real Estate & Finance verwerker van uw gegevens. 

Daarnaast beheert Syntrus Achmea diverse vastgoedfondsen of ontwikkelt Syntrus Achmea vastgoed. In zulke gevallen is Syntrus Achmea de verwerkingsverantwoordelijke. 

In veel gevallen is er sprake van uitbesteding van de verhuur- en exploitatiewerkzaamheden. De gedelegeerd ontwikkelaars en/of verhuurder(s) en/of property manager treden dan op als (sub-)verwerker van Syntrus Achmea.

Uw gegevens in vertrouwde handen

Wilt u een woning, winkelpand, kantoor of een ander type vastgoed huren? Dan zijn uw persoonsgegevens nodig. Uw gegevens worden of verwerkt:

  • ten behoeve van de (te sluiten) huurovereenkomst; 
  • omdat u daar (uitdrukkelijk) toestemming voor gegeven heeft;
  • er een wettelijke grondslag voor is; of
  • omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben. 

Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij geen huurovereenkomst met u afsluiten. Wij vinden het belangrijk dat u weet wat we met uw persoonsgegevens doen en wat uw rechten zijn. Zo kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens bij ons in goede handen zijn.

Welke gegevens gebruiken wij?

Bent u een (potentiële) woninghuurder?
Wanneer u geïnteresseerd bent in een woning, is het noodzakelijk om uw volledige naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer te verzamelen. Voor de verhuur van de woning hebben wij ook andere gegevens zoals bijvoorbeeld loonstroken, bankafschriften, een werkgeversverklaring, een kopie van uw paspoort (zonder BSN en pasfoto) en gegevens van uw medehuurders nodig. Uw betalingsgegevens zijn noodzakelijk voor het automatisch afschrijven van de huur. 

Bent u een (potentiële) zakelijke relatie, bijv. een zakelijke huurder van vastgoed, makelaar, taxateur of incassobureau?
Wanneer wij met u een zakelijke relatie willen aangaan, is het noodzakelijk om uw (en/of van de uiteindelijke begunstigden) volledige naam, adres, geboortedatum, e-mailadres en telefoonnummer te verzamelen. Verder kan het bijvoorbeeld zo zijn dat wij vragen om financiële gegevens van uw onderneming of een kopie van uw (en/of van de uiteindelijke begunstigden) paspoort (zonder BSN en pasfoto).

Wij gebruiken ook cookies 

Onze website maakt gebruik van cookies. U leest wat cookies zijn en hoe wij met cookies omgaan in ons cookiestatement.

Waarvoor gebruiken wij uw gegevens? 

Bent u een (potentiële) huurder?

Wij gebruiken uw gegevens bijvoorbeeld om:

  • een (huur)overeenkomst met u af te (laten) sluiten;
  • te voldoen aan de zorgplicht: bent u een geschikte huurder voor het vastgoed? 
  • de huurovereenkomst uit te voeren;
  • betalingen te doen en vorderingen te innen, waaronder het in handen stellen van derden daarvan;
  • de behoeften en voorkeuren van (potentiële) huurders in kaart te brengen;
  • onderhoud te (laten) plannen of uit te (laten) voeren;
  • bezichtigingen en overnames te (laten) doen of regelen;
  • geschillen, vragen, of onderzoeken, waaronder juridische procedures te behandelen;
  • controles uit te voeren met betrekking tot huurtoeslag;
  • activiteiten van intern beheer uit te voeren;
  • contacten te onderhouden met externe property managers die door Syntrus Achmea Real Estate & Finance worden ingeschakeld om activiteiten in het kader van verhuur uit te voeren; 
  • wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen;
  • om online persoonlijk onderzoek te verrichten;
  • (gegevens uit) huurderscontracten te registreren;
  • marketingdoeleinden;
  • huurderstevredenheidsonderzoeken uit te voeren.

Bent u een (potentiële) zakelijke relatie, bijvoorbeeld een makelaar, taxateur of incassobureau?

Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om: 

  • met u te kunnen samenwerken; 
  • betalingen te kunnen uitvoeren;
  • contact met u op te kunnen nemen;
  • wettelijke bepalingen uit te voeren of toe te passen. 

Welke contactmomenten leggen wij vast?

Wij leggen vast wat wij met u afspreken en gebruiken onze contactmomenten om onze communicatie te verbeteren. Dit zijn contactmomenten die we vastleggen:

  • brieven en e-mails die wij sturen en van u ontvangen; 
  • telefoongesprekken en chats;
  • wat u op onze website doet en bekijkt;
  • ons contact via social media, zoals Facebook, Instagram en Twitter.

Van wie krijgen wij uw gegevens en met wie delen wij die?

Meestal geeft u uw gegevens zelf aan ons door. Bijvoorbeeld in het geval van het afsluiten van een huurovereenkomst, de inschrijving voor een nieuwsbrief of andere marketingboodschap. 

Soms krijgen wij uw gegevens op een andere manier. We kunnen bijvoorbeeld uw registratie opvragen bij Stichting Bureau Krediet Registratie (BKR). Of we vragen gegevens over u op bij het Kadaster, de Kamer van Koophandel (KvK) of het Huwelijksgoederenregister. In het kader van zorgplicht en onze Wwft verplichtingen raadplegen wij nationale en internationale sanctielijsten. Ook ontvangen we gegevens over u via openbare bronnen zoals handelsinformatiebureaus, openbare registers, kranten, internet of social media. Wij verkopen uw gegevens niet. 

Soms geven wij uw gegevens door en soms controleren wij uw gegevens bij andere bedrijven. Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

  • de opdrachtgevers, als eigenaar van het vastgoed;
  • (commercieel) property managers om het vastgoed te exploiteren;
  • loodgieters, reparateurs, aannemers, en onderhoudsbedrijven om werkzaamheden in uw huis uit te kunnen voeren;
  • de bank, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
  • taxateurs, makelaars en juridische dienstverleners;
  • incassobureaus en deurwaarders, ten behoeve van betalingsdoeleinden;
  • advocaten en gerechtelijke instanties in het kader van een betalingsachterstand of geschil;
  • opsporingsinstanties, belastinginstanties (binnen- en buitenland), (financieel) toezichthouders;
  • outsourcingspartijen met betrekking tot kantoorautomatisering en het uitvoeren van onderzoek in het kader van wettelijke bepalingen;
  • bedrijven ten behoeve van benchmarking;
  • dienstverleners zoals accountants en auditors;
  • onze leveranciers en zakelijke relaties;
  • kandidaat-huurders, om bezichtigingsafspraken te maken;
  • potentiële kopers, om vastgoedcomplexen te kunnen verkopen;
  • Internal Audit, Risk en Compliance Achmea B.V.;
  • de Autoriteit Persoonsgegevens;

Binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gelden dezelfde privacyregels. Bij de EER horen alle EU-landen plus Liechtenstein, Noorwegen en IJsland. Als het nodig is gegevens door te geven naar landen buiten de EER, doen wij dat zeer zorgvuldig en nemen wij passende waarborgen.

Hoe zorgen wij dat uw gegevens veilig zijn bij ons?

Onze website en IT-systemen zijn goed beveiligd. Wij nemen steeds technische en organisatorische maatregelen om misbruik van uw gegevens te voorkomen. Ook onze medewerkers hebben duidelijke instructies gekregen over hoe zij om moeten gaan met uw gegevens. Daarnaast maken wij duidelijke afspraken met bedrijven die in onze opdracht en volgens onze aanwijzing gegevens verwerken en gebruiken.

Wij zijn extra voorzichtig met gevoelige gegevens.

Onder gevoelige gegevens verstaan wij onder andere: 

  • Burgerservicenummer (BSN), 
  • financiële- en bankgegevens,
  • pasfoto,
  • identiteitsnummers. 

Hoe lang bewaren wij uw gegevens? 

Wij bewaren uw gegevens zolang wij die nodig hebben of zolang verplicht is voor de wet. Daarna verwijderen wij uw gegevens of maken deze anoniem.

Als wij uw gegevens anoniem maken, dan verwijderen wij alle gegevens die naar u verwijzen. De gegevens kunnen niet meer aan u gekoppeld worden. De anonieme gegevens helpen ons een beter beeld te krijgen van onze risico’s, producten en diensten. 

Uw rechten 

Uw rechten zijn ook in de wet geregeld. U mag:

  • uw gegevens bij ons opvragen;
  • uw gegevens laten veranderen als uw gegevens niet kloppen;
  • uw gegevens laten verwijderen
    • Het komt vaak voor dat wij uw gegevens niet kunnen verwijderen. Bijvoorbeeld omdat wij uw gegevens nog nodig hebben, of om ons aan een wet te houden.
  • bezwaar maken tegen bepaald gebruik van uw gegevens
    • Als u bijvoorbeeld geen e-mails met aanbiedingen meer van ons wilt ontvangen. In onze e-mails staat een link waarmee u zich kunt afmelden. U mag ook bellen. In andere gevallen geeft u duidelijk aan waarom u bezwaar maakt.
  • uw toestemming intrekken;
    • Gaf u ons toestemming om uw gegevens te gebruiken? Dan mag u uw toestemming later weer intrekken. Wij gebruiken uw gegevens vanaf dat moment niet meer.
  • uw gegevens overdragen;
    • U kunt vragen om uw gegevens over te dragen aan een andere partij of aan uzelf.
  • het gebruik van uw gegevens tijdelijk stoppen.
    • Bijvoorbeeld als u vindt dat wij het recht niet hebben om uw gegevens te gebruiken.
  • een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Laat ons weten als u gebruik wilt maken van uw rechten

Stuur ons een brief of e-mail en stuur een kopie van uw paspoort of ID-kaart mee. Wilt u uw Burgerservicenummer (BSN) en pasfoto alstublieft onleesbaar maken? Wij reageren binnen een maand na ontvangst van uw brief. 

Syntrus Achmea Real Estate & Finance
Privacy Officer
Privacy.Syntrus@achmea.nl
Postbus 59347
1040 KH  AMSTERDAM

Hebt u een vraag, tip of klacht?

Stuur een e-mail naar onze Privacy Officer via privacy.syntrus@achmea.nl. U kunt ook een brief sturen naar:

Syntrus Achmea Real Estate & Finance
Privacy Officer
Postbus 59347
1040 KH AMSTERDAM

Komen wij er samen niet uit? 

Dan leggen wij uw klacht nog voor aan de Functionaris voor gegevensbescherming van Achmea. U mag uw klacht ook altijd voorleggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Wij kunnen dit privacy statement veranderen

Dat mag bijvoorbeeld als er iets verandert in de wetten of regels of als wij nieuwe producten of diensten ontwikkelen. 

Laatst aangepast: 30-11-2022